Wiele małych firm realizuje prace dla dużych koncernów, firm budowlanych, deweloperów czy też korporacji. Te firmy mają własne wewnętrzne procedury, które pokrywają wymagania polskiego prawa w zakresie dokumentacji budowlanej oraz dokumentacji BHP. Jednak dla wielu mniejszych firm będących podwykonawcami spełnienie wszystkich wymagań jest katorgą. Jak temu sprostać?

Ważną kwestią przy współpracy małych firm z dużymi podmiotami jest przeanalizowanie wymagań przed podpisaniem umowy. Często mniejsi przedsiębiorcy po prostu nie lubią papierkowej roboty, wolą być rozliczani za efekt, jakim jest wykonana praca. Warto jednak pamiętać, iż dla korporacji skrupulatne wypełnienie dokumentacji jest równie istotne, ponieważ te dokumenty potwierdzają wykonaną pracę i są później analizowane przez osoby, które w ogóle nie miały kontaktu z daną budową. Każdy podwykonawca powinien zatem negocjując warunki współpracy oraz warunki finansowe uwzględnić koszty związane z czasem przygotowania dokumentacji budowlanej na drukach narzuconych przez generalnego wykonawcę bądź inwestora. Podobnie sprawa się ma z dokumentacją bezpieczeństw i higieny pracy.

Na początek warto poprosić generalnego wykonawcę o wszelkie procedury i wzory dokumentów obowiązujące przy kontraktach. Warto oszacować ile czasu zajmie wypełnienie takiej dokumentacji. Należy także zastanowić się kto będzie prowadził taką dokumentację zarówno na bieżąco (wszelkie pozwolenia na pracę, ocena ryzyka zawodowego) jak i po zrealizowaniu zadania. Może to być osoba pracująca w biurze jak i na budowie, inżynier budowy bądź kierownik lub także specjalista ds. BHP. Następnie należy doliczyć oszacowane koszty robocizny do oferty. Zapobiegnie to przykrym konfliktom na etapie współpracy i po jej zakończeniu.

Firmy często zlecając roboty budowlane, czy to budowa hali, budowa stacji paliw, budowa sieci sanitarnych wod-kan czy też innych prac, ujmują kary dla podwykonawcy m. in. za nieprzestrzeganie przepisów BHP czy też inne przypadki niedotrzymania warunków umowy. Takie kary mogą być finansowe, firma może zostać wpisana na czarną listę podwykonawców z czasowym i stałym zakazem ofertowania i wykonywania robót. Brak prawidłowo wypełnionej dokumentacji może skutkować także niezapłaceniem faktury, pomimo prawidłowego wykonania robót budowlanych. Dlatego nie warto się irytować nadmiarem dokumentacji i procedur – warto dobierać takiego partnera biznesowego, z którym nam się zyskownie i przyjemnie współpracuje.